Polityka prywatności

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych” (dalej jako polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych przetwarzanych przez MEDICARE ANDRZEJAK BUGAJSKA-ABRAMEK I WSPÓLNICY SPÓŁKA JAWNA, z siedzibą we Wrocławiu (54-704) ul. Henryka Wereszyckiego 29/1, NIP: 8943142516, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000789804 (dalej jako Medicare).

Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119, s. 1).

2. Polityka zawiera:

1. opis zasad ochrony danych obowiązujących w Medicare;
2. odwołania do załączników uszczegóławiających (instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach).

3. Odpowiedzialna za:

1. wdrożenie i utrzymanie polityki,
2. nadzór i monitorowanie przestrzegania polityki,
3. stosowanie niniejszej polityki,

są wspólnicy , wykonująca czynności za administratora.

Medicare powinna też zmierza do zapewnienia zgodności postępowania kontrahentów z polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych przez Medicare.

4. SKRÓTY I DEFINICJE

Polityka oznacza niniejszą Politykę bezpieczeństwa przetwarzania danych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

RODO oznaczarozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1).

Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Dane specjalne oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.

Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa, przetwarzane pod nadzorem władzy publicznej.

Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 18 roku życia.

Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Medicare powierzyła przetwarzanie danych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość, obsługa prawna, podwykonawcy medyczni).

Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych, które polega na wykorzystaniu danych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

RCPD lub rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

5. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W MEDICARE – ZASADY OGÓLNE
   1. Filary ochrony danych:

1. Legalność − Medicare dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
2. Bezpieczeństwo − Medicare zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie, w tym w szczególności danych specjalnych w postaci informacji o stano zdrowia osób.
3. Prawa Jednostki − Medicare umożliwia osobom wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
4. Rozliczalność − Medicare dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność zasad przetwarzania z przepisami prawa i wytycznymi regulatora w zakresie ochrony danych.

5. Zasady ochrony danych

Medicare przetwarza dane z poszanowaniem następujących zasad:

1. w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
2. rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
3. w sposób przejrzysty dla osób (transparentność);
4. w konkretnych celach, bez zbędnego i nadmiernego magazynowania danych (minimalizacja);
5. tylko takie dane, które są nam potrzebne (adekwatność);
6. dbamy o prawidłowość danych (prawidłowość);
7. nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
8. zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).

5. System ochrony danych

System ochrony danych w Medicare składa się z następujących elementów:

1. Inwentaryzacja danych.

Medicare dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych, klas danych, zależności między zasobami danych, i identyfikacji sposobów ich wykorzystania (inwentaryzacja), w tym:

1. przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych karnych;
2. przypadków przetwarzania danych osób, których Medicare nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane);
3. przypadków przetwarzania danych dzieci;
4. profilowania;
5. współadministrowania danymi.

2. Rejestr.

Medicare opracowuje, prowadzi i utrzymuje rejestr,który jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Medicare.

3. Podstawy prawne.

Medicare zapewnia przetwarzanie danych wyłącznie dla celów zgodnych z przepisami prawa. Do podstaw przetwarzania danych należą:

1. zawarcia umowy i jej wykonania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. rozpatrywania skarg i reklamacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3. dochodzenia roszczeń związanych z zawartą umową na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
4. archiwizowania dokumentacji (umów, dokumentów rozliczeniowych, dokumentacji medycznej) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 29 ustawy z dnia 06 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
5. prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności Prawo telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są jedynie na podstawie posiadanych zgód;
6. obsługi zgłoszeń kierowanych z wykorzystaniem formularza kontaktowego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

4. Obsługa praw jednostki.

Medicarespełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:

1. Obowiązki informacyjne. Medicare przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków.
2. Możliwość wykonania żądań. Medicareweryfikuje izapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających.
3. Obsługa żądań. Medicare zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane.
4. Zawiadamianie o naruszeniach. Medicare stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.

5. Minimalizacja.

Medicare posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), szczegółowo opisane w pkt 12 polityki, a w tym:

1. zasady zarządzania adekwatnością danych (pkt 12.1 polityki);
2. zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych (pkt 12.2 polityki);
3. zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności (pkt 12.3 polityki);

6. Bezpieczeństwo. Medicare zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:

1. przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
2. przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
3. dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
4. posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji, który obejmuje środki ochrony techniczne, organizacyjne i prawne stosowane przez Medicare;
5. stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych Osobowych − zarządza incydentami.

7. Przetwarzający. Medicare posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Medicare, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.

8. Eksport danych. Medicare posiada zasady weryfikacji, czy nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.

9. Privacy by design. Medicare zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu uprzednio przed wdrożeniem, zostaną stworzone procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Medicare uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.

10. Przetwarzanie transgraniczne. Medicare na bieżąco weryfikuje, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zasady ustalania wiodącego organu nadzorczego i głównej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO.

6. INWENTARYZACJA
   1. Dane specjalne

Medicare co do zasady, ze względu na charakter swojej działalności, przetwarza dane specjalne, w tym przede wszystkim dane o stanie zdrowia osób.

W przypadku przetwarzania danych specjalnych, Medicare postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie, tj. przetwarza je na podstawie udzielonej zgody, w celu wykonania świadczonej usługi, a także wykonania obowiązków prawnych w zakresie prowadzenia dokumentacji medycznej i przechowuje na czas niezbędny do dochodzenia roszczeń związanych z zawartą umową.

6. Dane karne, tj. dotyczące skazań przetwarza się pod nadzorem władzy publicznej, przez którą rozumie się np. nadzór radcy prawnego (a więc osoby posiadającej uprawnienia weryfikowane przez prawo administracyjne) nad przetwarzaniem danych tego typu. Medicare identyfikuje przypa

6. Dane niezidentyfikowane

Medicare identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.

6. Profilowanie

Medicare identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji, Medicare postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie, a o których mowa w Polityce Prywatności.

6. Współadministrowanie

Medicare identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie w sposób następujący:

Administratorzy danych wspólnie nimi administrujący uzgodnią na piśmie cele i sposoby przetwarzania danych, zasady wykonywania przez osobę, przysługujących jej praw oraz wykonywania obowiązków informacyjnych współadministratorów. Ustalenia o których mowa w zdaniu poprzednim, zostaną przekazane osobom, których dane są przetwarzane wraz ze wskazaniem punktu kontaktowego dla tych osób, z zastrzeżeniem, że dokonanie przez współadministratorów odpowiednich uzgodnień co do zakresu ich obowiązków wynikających z RODO nie wpływa na możliwość i sposób wykonywania przez osobę, przysługujących jej praw wynikających z RODO.

Za przypadek współadministrowania danymi osoby będącej pacjentem więcej niż jednego podmiotu leczniczego bądź praktyki lekarskiej, można uznać w szczególności kooperację leczenia Medicare z innym podmiotem leczniczym bądź praktyką lekarską.

7. REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH
   1. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest podstawowym elementem umożliwiającym realizację zasady rozliczalności.

7. Medicare prowadzi RCPD, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane.

7. W rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Medicare uznała za odrębną dla potrzeb rejestru, Medicare odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Medicare, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych, (vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (viii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.

7. Wzór rejestru stanowi Załącznik nr 1 do polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”. Wzór rejestru zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Medicare rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej.

8. PODSTAWY PRZETWARZANIA
   1. Medicare dokumentuje w rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.

8. Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel Medicare) Medicare dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody wskazując na jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując na konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując na kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując na konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.

8. Medicare wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie przetwarzania itp.).

8. Medicare ma obowiązek znać podstawy prawne, na jakich komórka przez niego kierowana dokonuje konkretnych czynności przetwarzania danych. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes Medicare, ma ono obowiązek znać konkretny realizowany przetwarzaniem interes.

8. SPOSÓB OBSŁUGI PRAW JEDNOSTKI I OBOWIĄZKÓW INFORMACYJNYCH
   1. Medicare dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.

8. Medicare ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej w formie Polityki Prywatności – Klauzuli Informacyjnej Dotyczącej Zasad Przetwarzania Danych Osobowych – informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Medicare, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu z Medicare w tym celu, ewentualnym cenniku żądań o charakterze dodatkowym.

8. Medicare dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób. Medicare niezwłocznie dokonuje swoich obowiązków, w sytuacji przeszkód technicznych ewidencjonuje zaległe czynności, które po usunięciu przeszkód ma obowiązek dokonać.

8. Medicare wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.

8. W celu realizacji praw osób, Medicare zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Medicare, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany.

8. Medicare dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.

8. OBOWIĄZKI INFORMACYJNE
   1. Medicare określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych, poprzez zamieszczenie informacji na stronie internetowej w zakładce RODO oraz w linku odwołującym do zakładki strony internetowej RODO umieszczonym w stopce korespondencji e-mail.

8. Medicare informuje osobę, wraz z uzasadnieniem okoliczności faktycznych, o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby w takim sam sposób, w jaki wpłynęło żądanie oraz jeśli posiada adres e-mail poprzez informację wysłaną drogą elektroniczną.

8. Medicare informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby poprzez wystawienie do publicznego wglądu w podmiocie leczniczym klauzuli informacyjnej, a także poprzez wręczenie klauzuli informacyjnej przy pierwszej rejestracji pacjenta. Klauzula informacyjna zawiera odpowiednie informacje o prawach osoby, w tym w zakresie realizacji prawa sprzeciwu.

8. Medicare informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osoby niebezpośrednio od niej, tj. np. poprzez ich podanie przez członka rodziny tej osoby, będącego pacjentem Medicare.

8. Medicare określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).

8. Medicare informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.

8. Medicare informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

8. Medicare informuje podmioty przetwarzające o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).

8. Medicare bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu bezpieczeństwa danych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

8. ŻĄDANIA OSÓB
   1. Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób Medicare wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), Medicare może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu. W przypadku żądania dokumentacji medycznej zawierającej dane osób, których prawa mogą zostać naruszone, Medicare zanonimizuje dokument w tym zakresie.

8. Odmowa. Medicare informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych, o ile żądanie nie mogło być zrealizowane, w szczególności nie miało oparcia w przesłankach wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących na dzień rozpatrzenia żądania.

8. Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Medicare informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że opłatę pobiera się, gdy żądanie jest ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, o czy w kontekście każdego wniosku Medicare informuje osobę, która żąda udostępnienia danych.

8. Kopie danych. Na żądanie osoby Medicare wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Medicare wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi żądania wydania kopii danych.

8. Sprostowanie danych. Medicare dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Medicare ma prawo odmówić sprostowania danych, jeżeli wynikają one z obiektywnie uzasadnionych źródeł, a osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga (np. wyniki badań, diagnozy schorzeń).

Medicare dokonuje również sprostowania danych z własnej inicjatywy, jeżeli wykryje ich nieprawidłowość.

W przypadku sprostowania danych Medicare informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

8. Uzupełnienie danych. Medicare uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby, bądź z własnej inicjatywy, po wykryciu ich niekompletności. Medicare ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. dane, których przetwarzanie przez Medicare nie posiada uzasadnienia w związku z jej działalnością). Medicare może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Medicare procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne. W przypadku odmowy uzupełnienia danych Medicare informuje osobę o odmowie oraz o jej przyczynie, wskazując podstawę prawną.

8. Usunięcie danych. Na żądanie osoby, Medicare usuwa dane, gdy:

1. dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,
2. zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
3. osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
4. dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
5. konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,

Medicare określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.

Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione, bądź przekazane innym podmiotom (niekonieczne w drodze upublicznienia) przez Medicare, podejmuje ono rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów i podmioty przetwarzające przetwarzających te dane, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich. W szczególności Medicare przesyła niezwłocznie do podmioty przetwarzających wiadomości e-mail z informacją o konieczności prawa do usunięcia danych.

W przypadku usunięcia danych Medicare informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

8. Ograniczenie przetwarzania. Medicare dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:

1. osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
3. Medicare nie potrzebuje już danych, ale są one potrzebne osobie do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
4. osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Medicare zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

W trakcie ograniczenia przetwarzania Medicare przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich w sposób aktywny (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.

Medicare informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Medicare informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

8. Przenoszenie danych. Na żądanie osoby Medicare wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Medicare, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej.

8. Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Medicare w oparciu o uzasadniony interes Medicare lub o powierzone Medicare zadanie w interesie publicznym, Medicare uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Medicare ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

8. Sprzeciw przy badaniach naukowych, historycznych lub celach statystycznych. Jeżeli Medicare prowadzi badania naukowe, lub przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. Medicare uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.

8. Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Medicare na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Medicare uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.

8. Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu. Jeżeli Medicare przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, Medicare a zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie Medicare, chyba że taka automatyczna decyzja (i) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Medicare; lub (ii) jest wprost dozwolona przepisami prawa; lub (iii) opiera się o wyraźną zgodę odwołującej osoby.

8. MINIMALIZACJA

Medicare dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu przechowywania danych.

8. Minimalizacja zakresu

Medicare zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.

Medicare dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż dwa razy na rok.

Medicare przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).

8. Minimalizacja dostępu

Medicare stosuje ograniczenia dostępu do danych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane i zasobów sieciowych, w których rezydują dane).

Medicare stosuje kontrolę dostępu fizycznego, w tym w szczególności do dokumentacji medycznej.

Medicare dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających.

Medicare dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż dwa razy na rok, a w przypadku zatrudnienia pracowników, współpracowników bądź podwykonawców – również w czasie każdego rozwiązania umowy o pracę lub umowy o świadczenie usług.

Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa informatycznego Medicare.

8. Minimalizacja czasu

Medicare wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w rejestrze.

Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów operacyjnych Medicare, jak też z dokumentacji medycznej. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Medicare po ich zanonimizowaniu.

8. BEZPIECZEŃSTWO

Medicare zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób wskutek przetwarzania danych.

8. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa

Medicare przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych. W tym celu:

1. Medicare zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych;
2. Medicare kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają;
3. Medicare przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Medicare analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
4. Medicare ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Medicare ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście jak:

1. pseudonimizacja,
2. szyfrowanie danych,
3. inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
4. środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.

8. Oceny skutków dla ochrony danych

Medicare dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.

Medicare stosuje metodykę oceny skutków.

8. Środki bezpieczeństwa

Medicare stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.

W ramach środków bezpieczeństwa Medicare stosuje następujące zasady:

Politykę czystego biurka, która obowiązuje członków organów statutowych, pracowników, współpracowników oraz podmioty przetwarzające i wymaga: (i) przechowywania na biurku tylko tych dokumentów, które są potrzebne do wykonywania w danym momencie pracy, (ii) niemożność przetrzymywać na biurku jedzenia oraz picia, (iii) aby po zakończonej pracy zabezpieczyć dokumentów w zamykanej na klucz szafie, a w przypadku (iv) niszczenia dokumentów niepotrzebnych w taki sposób, aby nie było możliwe odtworzenie zawartych w nich informacji, np. w niszczarce DIN 3 lub DIN 4, (v) niepozostawiania bez nadzoru nośników danych, takich jak pendrive czy dyski zewnętrzne.

Politykę czystego pulpitu, która obowiązuje członków organów statutowych, pracowników, współpracowników oraz podmioty przetwarzające i wymaga: (i) w przypadku odejścia od stanowiska pracy, zapisania postępów tej pracy i zamknięcia dokumentu oraz blokowania ekranu w sposób uniemożliwiający wgląd osobom trzecim do informacji przetwarzanych na ekranie komputera, (ii) ukrycie na pulpicie dokumentu zawierającego dane w przypadku, gdy może mieć do niego wgląd osoba nieuprawniona, bądź (iii) ustawienie monitora w taki sposób, aby uniemożliwić odczyt jego zawartości osobie nieuprawnionej.

Politykę czystej drukarki, która obowiązuje członków organów statutowych, pracowników, współpracowników oraz podmioty przetwarzające i wymaga: (i) natychmiastowego odbierania z urządzenia dokumentów wydrukowanych i niepozostawiania ich do wglądu osobom trzecim, (ii) natychmiastowe niszczenie wydruków niepoprawnych lub zbędnych.

Środki bezpieczeństwa danych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Medicare są bliżej opisane w procedurach przyjętych przez Medicare dla tych obszarów, które stanowią Załącznik 3 .

8. Zgłaszanie naruszeń

Medicare stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych Osobowych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

8. PRZETWARZAJĄCY

Medicare posiada zasady doboru i weryfikacji podmiotów przetwarzających na jej rzecz, opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Medicare.

Medicare przyjęła wzorcowe wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące Załącznik nr 2 do polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”.

Medicare rozlicza podmioty przetwarzające z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z umów powierzenia danych i polityki.

8. EKSPORT DANYCH

Medicare zapisuje w rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i Norwegia).

Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych (shadow IT), Medicare okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne, prze które rozumie takie same jak stosowane na obszarze EOG.

8. PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI

Medicare zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych oraz minimalizacji ich przetwarzania.

W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Medicare odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.

8. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Integralną część niniejszej polityki stanowią:

Załącznik nr 1 do polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”

Załącznik nr 2 do polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”

Załącznik nr 3 do polityki – „Instrukcja bezpieczeństwa informatycznego”